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提高活动成功率的 4 个技巧

现场活动带来了巨大的压力,因此找到合适的 AV 制作合作伙伴至关重要。您选择的公司可以在很大程度上影响您活动的成功,并且在此过程中有多种选择需要权衡。以下是帮助做出最佳决策的四个考虑因素。


Presenter Speaking In Front Of Formal Crowd

1.给自己足够的计划空间

我们都参加过一个人通过纯粹的意志来策划整个活动的活动。如果没有那个人,该活动可能不会成功。但以这种方式经营也有其风险。让一个事件依赖于一个人会导致它全部崩溃。


提前计划有助于减轻某些灾难。它提供了预测特定问题、主动处理或完全避免它们的空间。因此, 很 给自己足够的时间来制定计划是


何时是开始协作过程的最佳时间 与 AV 制作合作伙伴? Channel Audio 建议在活动开始前 6-12 个月开始。但是,对于较大的活动,9-12 个月是更安全的计划期。尽管公司可以在更短的时间内完成活动,但这种喘息空间有助于防止陷阱。


Event Planner Taking Notes at a Venue Visit

如果你不提前计划会发生什么?

许多场地至少提前 6 个月到一年预订。然而,AV 合作伙伴很少进入画面,直到接近事件。有时只提前1-3个月!如果您有足够的时间进行计划,这可能会产生一些您可以轻松避免的问题。


如果您不提前计划,以下是您可能会遇到的一些挑战:


有限的 AV 合作伙伴选择


较短的交付周期可能意味着您希望与之合作的 AV 公司不可用。他们可能正在为其他活动做准备,或者由于周转时间紧迫而拒绝工作。一些公司只有在知道自己可以提供高质量产品的情况下才会接受工作。


增加 价格

较短的交货期也使您容易受到更高价格的影响。最后一刻的预订通常会产生滞纳金、设备租赁、交叉租赁、卡车运输费用 劳动力价格会迅速增加。

此外,AV公司的成本也将上升,因为他们将难以成功。公司必须立即完成任务,并且可能需要 重新安排 以满足最后期限。


提高低质量服务的风险

如果您在三个月后才计划好活动,并非所有活动都会崩溃。但是,质量可能会受到影响。例如,您可能没有首选的活动工作人员。由于通货膨胀和劳动力短缺,立即获得优质船员是一项挑战。


此外,您可能无法保护您想要或需要的设备。相反,您需要租用可用的东西。最近,您首选的 AV 设备选择有限,而且您不想满足于您的活动。


你可以通过提前计划来避免这一切。积极主动可以让您获得所需的供应商、劳动力和设备,并且可以帮助您的预算。它为精简和确保事情按计划进行创造了空间,同时在需要时制定了备份计划。最重要的是,一个人不会为了举办你的活动而发疯 一起。


2. 制定预算并保持开放

客户可能不想立即公开谈论他们的预算。但是,了解您的预算对您的 AV 合作伙伴至关重要。有些人认为不透明的预算会带来收益 他们更好的交易。当生产合作伙伴不了解您的预算时,他们无法提供最准确的计划。


相反,了解预算将帮助您的 AV 合作伙伴在满足您的需求和目标的同时使您的活动达到最佳状态。不知道预算意味着他们不知道何时超出预算。如果报价超出预算,您的 合作伙伴有一个 很难重新设计计划以满足您的预算。预先分享您的预算可以防止这个痛苦的过程并节省时间。


如果您没有特定号码,则共享一个范围将为您的 AV 合作伙伴提供一个可以与之合作的想法。一旦您的合作伙伴知道预算,他们就可以讨论他们可以在预算范围内做什么,并且您可以一起确保活动成功而不会结束。


Close Up Soundboard

3. 关注结果而不是设备

公司选择他们的 AV 制作合作伙伴是有原因的。您的合作伙伴是他们所在领域的专家,可以一次又一次地举办非凡的现场活动。他们知道如何从 从头到尾,包括后勤、人员和设备。


在与您的 AV 合作伙伴进行有意义的讨论时, 必须 专注于预期的结果,而不是 开具 特定的设备。在谈论某件事时,最好不要从提及您想要或不想要的装备开始,因为您会失去大局。相反,告诉您的伴侣您希望活动的外观、感觉和声音是什么样的, 以及如何衡量它的成功。


另一种可能性是您组织中的某个人认为需要特定的设备,但您的​​ AV 合作伙伴可能不熟悉它。 当公司不熟悉特定设备时,他们可能需要为您交叉租用,这会增加总体成本。对于 AV 团队来说,如果他们正在操作设备,那么对设备感到舒适和熟悉通常是理想的选择。


传达活动的预期结果对您的 AV 制作合作伙伴有益。它可以帮助他们与活动建立联系,并负责创建成功的活动和实现目标。


AV Rental at The Stables at Husk Nashville

4. 为您的特定活动选择最佳合作伙伴

不同的 AV 制作合作伙伴有不同的 技能、偏好和经验。因此,为您的特定活动要求选择最佳合作伙伴 目标是必不可少的。


在为您的活动选择合适的合作伙伴时,请注意以下几点:


调整价值观

要将您的价值观与您的 AV 制作合作伙伴保持一致,请考虑您的立场和想要描绘的内容。例如,考虑您的企业风格是悠闲还是拘谨。 也许你代表一个宗教组织。在这里,选择摇滚巡演制作公司可能不是最合适的选择。价值观的差异会导致脱节和分歧。在共同点和价值观上保持一致有助于活动策划 顺利 进行。


考虑历史和声誉


根据业务历史和声誉选择 AV 制作合作伙伴。你可以通过研究他们通常举办的活动类型来做到这一点,看看它们是否像你自己的。尽管一家公司可能拥有著名的客户,但这并不意味着他们是正确的 适合您的活动类型。例如,一家制作重要音乐表演的公司可能不是在酒店宴会厅举办会议活动的最佳选择。


有效沟通

很 重要 开放 与您的 AV 制作合作伙伴进行交流。例如,它应该激发您的合作伙伴 成为您项目的一部分。公开交流的标志是参与对话并提出问题。受人尊敬的 AV 公司会在与您见面之前完成他们的尽职调查 并研究您和事件。您应该始终与 想要与您合作并试图向您出售其服务的 AV 公司合作,而不是相反。


寻找敬业且技能娴熟的活动专家

最后,要考虑的最后一个组成部分是寻找一个拥有一支技术娴熟的团队和活动专家随时准备帮助您的活动成功的 AV 制作合作伙伴。无论是全职员工还是忠诚的自由职业者,与行业专业人士合作都至关重要。


当一些 AV 公司使用来来往往的自由职业者时,您可能不会在活动之前保持他们的注意力,因为他们正在从一个节目到另一个节目工作。 因此,提前计划更具挑战性。由于他们对后续制作的了解和计划能力,全职活动专家和自由职业者有时间和精力专注于您活动的每一个细节。


找到指定的 从您的 AV 合作伙伴那里这个专业 将充当联络点并 处理新请求、解决问题 并回答任何问题。了解当您有服务问题或事件更新时该联系谁可以帮助您直接与他们联系。因此,公司的联络人可以就他们遇到的事件问题或挑战与您联系。


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开始规划频道音频

事件的成功可能会比预期的更快。提前计划并确定预算可帮助您走上正确的道路。 您可以只关注结果并为您的活动选择最佳的 AV 合作伙伴。如果您想立即开始计划成功,请 联系 Channel Audio +1 (615) 669-2126

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Sound board/mixer at front of house at a live concert

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