पिछले तीन वर्षों में सम्मेलन और कार्यक्रम नियोजन उद्योग में नाटकीय परिवर्तन हुए हैं, और यह देखना आसान है कि क्यों।
उपलब्ध कार्यबल की कमी है, आपूर्ति श्रृंखला के मुद्दों के कारण पर्याप्त उपकरणों की कमी है, और मुद्रास्फीति और वस्तुओं की लागत में वृद्धि हुई है। इसका मतलब है कि कंपनियों के पास कम बैंडविड्थ और कम संसाधन उपलब्ध होते हैं, जब अल्प सूचना के साथ घटनाओं की योजना बनाते हैं।
इन सीमाओं का सबसे बड़ा प्रभाव आयोजकों के लिए समय की कमी है। इन बाधाओं के साथ घटनाएँ कुशलतापूर्वक और सुचारू रूप से चलती रह सकती हैं; हालाँकि, सम्मेलन टीमों को यह सुनिश्चित करने के लिए तैयार रहने की आवश्यकता है कि उनके पास आवश्यक संसाधन हों जब उनकी आवश्यकता हो और बजट के भीतर हो।
लेकिन क्या होगा अगर आप इन मुद्दों का सामना कर रहे हैं? यदितुमयदि आप अगले कुछ महीनों में होने वाले सम्मेलन की योजना बना रहे हैं, तो आने वाले सप्ताहों का सर्वोत्तम उपयोग करने में सहायता के लिए इन छह युक्तियों को देखें।
एक पुरानी समस्या के साथ एक नया युग
योजना को ग्यारहवें घंटे तक टालने का मामला कोई नया नहीं है।यहएक समस्या जो तीन साल पहले और दशकों पहले मौजूद थी। अंतर आज की चुनौतियों में निहित है।
अपेक्षाकृत नई सीमाओं के कारण जो अब प्रक्रिया का एक हिस्सा हैं,इसका पहले की तुलना में अत्यावश्यक समय सीमा को पूरा करना कहीं अधिक चुनौतीपूर्ण है।
उदाहरण के लिए, श्रम संकट ने दृश्य-श्रव्य (एवी) उद्योग को गंभीर रूप से प्रभावित किया है। 2020 में लाइव इवेंट्स की समाप्ति के बाद, कई श्रमिकों ने नई नौकरियों के लिए उद्योग छोड़ दिया।अविक्साअनुमान है कि उद्योग का 38 प्रतिशत पूरी तरह से ठीक नहीं हुआ है। सिकुड़ते कार्यबल के अलावा, हम 2019 की तुलना में 2023 में लाइव प्रदर्शनों की संख्या दोगुनी देख रहे हैं।
जैसे-जैसे लाइव प्रदर्शन बढ़ता है, लोग, व्यवसाय और यहां तक कि उपकरण भी कम आपूर्ति में होते हैं। संसाधन तनावपूर्ण हैं, जिसका अर्थ हैकमउपलब्धता और बढ़ी हुई लागतें जैसे-जैसे आप घटना के निकट आते हैं।
एक सीमित समयरेखा पर एक व्यावसायिक सम्मेलन की योजना बनाना: युक्तियाँ और सलाह
सेवा आपके पास जो समय है, उसके साथ सबसे सफल घटना को एक साथ रखें,इसका आपकी AV कंपनी प्रदान करने के लिए महत्वपूर्ण है अपने काम को ठीक से और कुशलता से करने के लिए पर्याप्त जानकारी के साथ।
यहां तक कि अगर वे इसे संभाल सकते हैं, तो एक प्रतिष्ठित ऑडियोविज़ुअल फर्म भविष्य में आपके ईवेंट को फिर से तैयार नहीं करना चाहेगी यदि यह लागत पर आता हैकंपनीका स्वास्थ्य, उनके अन्य ग्राहकों की संतुष्टि, या कुछ कर्मचारियों का प्रतिधारण सदस्य बनाए रखने के लिए लड़ रहे हैं।
तंग समय सीमा के भीतर एक व्यापार सम्मेलन की योजना बनाते समय, ये छह सुझाव सीमित समय का अधिकतम लाभ उठाने में मदद करेंगे:
बजट और डिजाइन पर चर्चा करें -के लिए ए वी प्रदाता से संपर्क करेंके बारे में बात डिजाइन विचार और परियोजना का बजट। पहले यह बातचीत शुरू होता है, जितनी अधिक संभावना वे प्रदान करने में सक्षम होंगेआविष्कारशील विकल्प जो आपकी मूल्य सीमा के अनुरूप हों और आपकी आवश्यकताओं के अनुरूप हों।
पूरा होने से पहले अपना उत्पादन पैकेट भेजें -जब आप योजना बनाने की प्रक्रिया के आधे रास्ते तक पहुँच जाएँ तो अपने उत्पादन पैकेट की एक प्रति अपने AV प्रदाता को दें। यहां तक कि आंशिक जानकारी भी आपकी AV टीम के लिए बहुत उपयोगी है. हालांकि, यदि आप विशिष्ट उपकरण ब्रांडों पर जोर देते हैं, तो आपके पास सीमित विकल्प हो सकते हैं, जो लागत में काफी वृद्धि कर सकता है।
यात्रा कार्यक्रम और कॉल समय व्यवस्थित करें -अपनी टीम के कॉल समय और ट्रांजिट जरूरतों को पहले से ध्यान में रखते हुए आपको उनके लिए उचित आवास व्यवस्थित करने में मदद मिलेगी। सुनिश्चित करें कि आप गंतव्य तक पहुंचने और बिना किसी परेशानी के बसने के लिए पर्याप्त बफर समय के साथ परिवहन या उड़ानें निर्धारित करते हैं और एयरलाइनों पर देरी की संभावना पर विचार करते हैं। परिवहन की व्यवस्था करने का सबसे अच्छा तरीका निर्धारित करें ताकि बड़ी घटना से पहले सभी को पर्याप्त आराम मिल सके।
अपने क्रू का ख्याल रखें -चालक दल का ध्यान रखने का प्रयास करें ताकि वे कार्यक्रम के दौरान अपना सर्वश्रेष्ठ प्रदर्शन कर सकें और आपके साथ फिर से काम करना चाहें। उनके खाने के लिए पर्याप्त समय निर्धारित करें और शिफ्ट के दौरान भोजन देने पर विचार करें। के बारे में सोचो पर या उसके पास टीम का आवास होनाप्रतिस्पर्धास्थान। एक तनावपूर्ण श्रम बाजार में, कर्मचारियों के पास अपने द्वारा लिए जाने वाले कार्य का विकल्प होता है। कुछ अधिक घंटे या भोजन की कमी के कारण एक विशिष्ट पुनरावर्ती घटना का काम नहीं कर सकते हैं।
जितनी जल्दी हो सके अपने ईवेंट लीड कनेक्ट करें -जैसे ही आप अनुबंध पर हस्ताक्षर करते हैं, अपने दृश्य-श्रव्य सहयोग भागीदार को सभी ईवेंट लीड्स (स्थल, ग्राहक, उत्पादन, प्रतिभा, आदि) के संपर्क में रखें।इसका सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण हैपारदर्शिता की कमी से उत्पन्न होने वाले मुद्दों से बचने के लिए सही लोग एक दूसरे के साथ यथाशीघ्र संवाद कर रहे हैं।
पहचानें कि अंतिम-मिनट की योजना के लिए समझौता आवश्यक है -यदि आपके पास महत्वपूर्ण समय है, तो एक अच्छा मौका हैआपआप जो कुछ भी चाहते हैं उसे सटीक तरीके से प्राप्त करेंआप यह चाहते हैं। यदि आप एक तंग समयरेखा के साथ काम कर रहे हैं, तो आपको पता होना चाहिए कि आपके पास कर्मियों या उपकरणों की पहली पसंद नहीं हो सकती है। यह और अधिक जटिल होगाऔर विशेष रूप से अधिक महंगा होने की संभावना है।
अपने कॉर्पोरेट सम्मेलन की पहले से योजना बनाएं
एक व्यावसायिक बैठक की मेजबानी करने की तैयारी करते समय, आपके लिए अंतिम-मिनट की योजना आपके आपूर्तिकर्ता के लिए और भी अंतिम समय होती है।इसलिए, योजनाओं को अंतिम रूप देने के बाद एवी पार्टनर को बुक करने की प्रतीक्षा करने के बजाय, प्रक्रिया की शुरुआत में उन्हें बुक करें। नोटिस की एक महत्वपूर्ण राशि एक मजबूत कार्य संबंध बनाने में मदद करती है जिसे भविष्य की घटनाओं में आगे बढ़ाया जा सकता है और आपको अल्प सूचना के लिए अतिरिक्त पैसे खर्च करने से बचाया जा सकता है आरक्षण।
