Une pression importante s'accompagne d'événements en direct, ce qui rend essentiel de trouver le bon partenaire de production audiovisuelle. L'entreprise que vous sélectionnez peut largement influencer le succès de votre événement, et il existe différentes options à peser dans ce processus. Voici quatre considérations pour vous aider à prendre la meilleure décision.
1. Donnez-vous beaucoup d'espace de planification
Nous avons tous assisté à des événements où une personne orchestre l'ensemble de l'événement par pure volonté. Sans cette personne, l'événement n'aurait peut-être pas été le succès qu'il a été. Mais fonctionner de cette façon comporte des risques. Laisser un événement dépendre d'une seule personne laisse le risque que tout s'effondre.
Planifier à l'avance peut aider à atténuer certaines catastrophes. Il offre un espace pour anticiper des problèmes spécifiques, les gérer de manière proactive ou les éviter complètement. Ainsi, il est essentiel de vous donner suffisamment de temps pour faire des projets.
Quel est le meilleur moment pour démarrer le processus de collaboration avec un partenaire de production AV ? Channel Audio recommande de commencer 6 à 12 mois avant l'événement. Cependant, pour un événement plus important, 9 à 12 mois est une période de planification plus sûre. Bien que les entreprises puissent organiser des événements dans des délais plus courts, cette respiration aide à éviter les pièges.
Que se passera-t-il si vous ne planifiez pas à l'avance ?
De nombreux sites réservent au moins 6 mois à un an à l'avance. Cependant, un partenaire audiovisuel entre rarement en scène avant d'être plus près de l'événement ; parfois seulement 1 à 3 mois à l'avance ! Cela peut créer des problèmes que vous pouvez facilement éviter si vous prévoyez suffisamment de temps pour planifier.
Voici quelques défis que vous pourriez rencontrer si vous ne planifiez pas à l'avance :
Options de partenaires audiovisuels limitées
Un court délai peut signifier que la société audiovisuelle avec laquelle vous souhaitez vous associer n'est pas disponible. Ils pourraient avoir d'autres événements auxquels ils se préparent ou refuser le travail en raison du délai d'exécution serré. Certaines entreprises n'acceptent des emplois que si elles savent qu'elles peuvent fournir une production de haute qualité.
Augmenté Prix Les
courts délais de livraison vous exposent également à des prix plus élevés. Les réservations de dernière minute peuvent souvent entraîner des frais de retard, et la location d'équipement, les locations croisées, les frais de camionnage et les taux de main-d'œuvre peuvent s'additionner rapidement.
De plus, les coûts de la société audiovisuelle augmenteront également car ils auront du mal à organiser l'événement. Les entreprises doivent terminer les tâches immédiatement et les priorités peuvent devoir être réorganisées pour respecter les délais.
Risque accru de services de mauvaise qualité
Tous les événements ne se bloqueront pas si vous ne planifiez pas l'occasion avant trois mois ; cependant, la qualité risque d'en souffrir. Par exemple, vous n'avez peut-être pas votre équipe d'événement préférée. Avec l'inflation et les pénuries de main-d'œuvre, il est difficile d'obtenir un équipage de qualité à tout moment.
De plus, vous ne pouvez pas sécuriser l'équipement que vous souhaitez ou dont vous avez besoin. Au lieu de cela, vous devrez louer ce qui est disponible. Dernièrement, il y a une sélection limitée de votre équipement AV préféré, et vous ne voulez pas vous contenter de l'adéquation avec votre événement.
Vous pouvez éviter tout cela simplement en planifiant à l'avance. Être proactif vous permet de sécuriser le fournisseur, la main-d'œuvre et l'équipement nécessaires, et cela peut aider votre budget. Cela crée de la place pour la rationalisation et garantit que les choses se déroulent comme prévu tout en ayant des plans de sauvegarde si nécessaire. La grande partie est qu'une personne ne deviendra pas folle en essayant d'organiser votre événement ensemble.
2. Ayez un budget et soyez ouvert à ce sujet
Les clients peuvent ne pas vouloir parler ouvertement de leur budget tout de suite. Cependant, connaître votre budget est crucial pour votre partenaire audiovisuel. Certaines personnes pensent que ne pas être transparent avec le budget gagnera les meilleures offres. Lorsque les partenaires de production ne connaissent pas votre budget, ils ne peuvent pas fournir le plan le plus précis.
Au lieu de cela, connaître le budget aidera votre partenaire AV à faire de votre événement le meilleur possible tout en répondant à vos besoins et objectifs. Ne pas connaître le budget signifie qu'ils ne sauront pas quand ils le dépasseront. Si un devis dépasse le budget, votre partenaire a un difficile de reconcevoir les plans pour respecter votre budget. Le partage de votre budget à l'avance peut empêcher ce processus douloureux et vous faire gagner du temps.
Le partage d'une plage donnera à votre partenaire audiovisuel une idée avec laquelle travailler si vous n'avez pas de numéro spécifique. Une fois que votre partenaire connaît le budget, il peut discuter de ce qu'il peut y faire et vous pouvez travailler ensemble pour vous assurer que l'événement est réussi sans le dépasser.
3. Concentrez-vous sur les résultats plutôt que sur l'équipement Les
entreprises choisissent leurs partenaires de production AV pour une raison. Votre partenaire est un expert dans son domaine et peut organiser des événements en direct extraordinaires, à chaque fois. Ils savent ce qu'il faut pour accomplir un événement sans faille à partir de du début à la fin, y compris la logistique, le personnel et l'équipement.
Lorsque vous avez des discussions constructives avec votre partenaire audiovisuel, il est essentiel de se concentrer sur les résultats souhaités plutôt que de prescrire un équipement spécifique. Lorsque vous discutez d'un événement, il est préférable de ne pas commencer par mentionner l'équipement que vous voulez ou ne voulez pas, car vous perdrez la vue d'ensemble. Au lieu de cela, dites à votre partenaire à quoi vous voulez que l'événement ressemble, se sente et ressemble, et comment vous mesurerez son succès.
L'autre possibilité est que quelqu'un dans votre organisation pense qu'un équipement spécifique est nécessaire, mais que votre partenaire audiovisuel ne le connaît peut-être pas. Lorsqu'une entreprise n'est pas familière avec un équipement particulier, elle peut avoir besoin de le louer pour vous, ce qui peut augmenter le coût global. Il est généralement idéal pour l'équipe audiovisuelle d'être à l'aise et familiarisée avec l'équipement s'il l'utilise.
Communiquer les résultats souhaités de l'événement est bénéfique pour votre partenaire de production AV. Cela les aide à se connecter à l'événement et à s'approprier la création d'événements réussis et à atteindre les objectifs.
4. Sélectionnez le meilleur partenaire pour votre événement spécifique
Différents partenaires de production AV ont des compétences, préférences et expériences. Par conséquent, sélectionner le meilleur partenaire pour les besoins spécifiques de votre événement et les objectifs sont essentiels.
Voici quelques considérations lors du choix du bon partenaire pour votre événement :
Alignement des valeurs
Pour aligner vos valeurs sur celles de votre partenaire de production audiovisuelle, réfléchissez à ce que vous représentez et à ce que vous voulez représenter. Par exemple, considérez si le style de votre entreprise est décontracté ou boutonné. Vous représentez peut-être une organisation religieuse. Ici, choisir une société de production de tournées rock n' roll n'est probablement pas la meilleure solution. Les différences de valeurs peuvent provoquer des déconnexions et des désaccords. S'aligner sur un terrain d'entente et des valeurs communes aide la planification de l'événement à se dérouler sans heurts.
Tenir compte de l'historique et de la réputation
Sélectionnez un partenaire de production audiovisuelle en fonction de son historique et de sa réputation. Vous pouvez le faire en recherchant le type d'événements qu'ils organisent habituellement et voir s'ils ressemblent aux vôtres. Même si une entreprise peut avoir des clients prestigieux, cela ne veut pas dire qu'ils sont les bons adapté à votre type d'événement. Par exemple, une entreprise produisant des actes musicaux importants peut ne pas être le meilleur choix pour un événement de conférence dans une salle de bal d'hôtel.
Communiquer efficacement
Il est vital d'avoir des communication avec votre partenaire de production AV. Par exemple, cela devrait inciter votre partenaire à faire partie de votre projet. Un signe de communication ouverte est de s'engager dans la conversation et de poser des questions. Des sociétés audiovisuelles respectables effectuent leur diligence raisonnable et effectuent des recherches sur vous et sur l'événement avant de vous rencontrer. Vous devriez toujours vous associer à une société audiovisuelle qui souhaite travailler avec vous et essaie de vous vendre ses services, et non l'inverse.
recherche de spécialistes
compétents Enfin, un dernier élément à prendre en compte est de trouver un partenaire de production audiovisuel avec une équipe parfaitement qualifiée et des spécialistes d'événements prêts à vous aider à faire de votre événement un succès. Qu'il s'agisse d'employés à temps plein ou de pigistes engagés, le partenariat avec des professionnels de l'industrie est essentiel.
Lorsque certaines sociétés audiovisuelles utilisent des pigistes qui vont et viennent, vous ne pouvez pas vous concentrer sur votre événement car ils travaillent d'un spectacle à l'autre. Ainsi, il est plus difficile de planifier à l'avance. En raison de leur connaissance des productions ultérieures et de leur capacité à planifier, les spécialistes de l'événementiel à temps plein et les pigistes ont le temps et l'attention à consacrer à chaque détail de votre événement.
De plus, trouvez un responsable désigné auprès de votre partenaire audiovisuel. Ce professionnel agira en tant que point de contact et traitera les nouvelles demandes, résoudra les problèmes et répondra à toutes les questions. Savoir à qui s'adresser lorsque vous avez des questions de service ou des mises à jour d'événements peut vous aider à les contacter directement. En conséquence, l'agent de liaison de l'entreprise peut vous contacter avec des questions sur l'événement ou les défis qu'ils rencontrent.
Commencez à planifier pour réussir avec Channel Audio
Les événements ont le potentiel de se produire plus rapidement que prévu. Planifier à l'avance et avec un budget défini vous aide à démarrer sur la bonne voie. Vous pouvez simplement vous concentrer sur les résultats et sélectionner le meilleur partenaire audiovisuel pour votre événement. Si vous voulez commencer à planifier votre réussite dès maintenant, contactez Channel Audio au +1 (615) 669-2126 !
